Come gestire i tuoi appuntamenti tramite il gestionale immobiliare Miogest / Creare - Modificare

Qui sotto: video, testi e immagini ti descrivono come creare un appuntamento in Miogest. Il nostro gestionale ti consente la gestione dell'agenda appuntamenti tuoi e di tutta la tua agenzia immobiliare. L'agenda, è stata concepita (come tutto il gestionale) per essere utilizzata in totale mobilità e funziona su qualsiasi dispositivo e sistema operativo.

Qui sotto un video ti descrive come inserire un appuntamento in Miogest.

Per la creazione di un appuntamento, una volta raggiunta la sezione "agenda" cliccando sul menù delle sezioni (icona "nove quadratini") posizionato in alto alla tua sinistra di tutte le schermate di Miogest, identifica il bottone "+ verde" sempre posizionato nella parte alta della pagina e fai un click sullo stesso.
Scegli che tipo di appuntamento inserire tra "appuntamento giornaliero", "appuntamento lungo", "ricorrente", "promemoria". Puoi in alternativa fare doppio click su una specifica ora di un determinato giorno, il risultato sarà lo stesso, l'apertura della sotto visualizzata scheda di inserimento.

(Le immagini qui sotto prese di esempio sono riferibili ad un appuntamento per un immobile in vendita).

Se invece hai già creato una scheda e vuoi modificarla hai due possibilità per aprire la scheda in modalità modifica:

La prima: dalla modalità visiva elenco, cliccando sull’icona “tre righette orizzontali” presente a fianco a ogni appuntamento puoi aprire il menù contestuale che ti consente di scegliere l’opzione modifica.

La seconda: dalla scheda di un appuntamento aperto in modalità visione, è possibile passare alla scheda in modalità modifica cliccando sull’icona “tre righette orizzontali” che trovi in alto alla tua destra all’interno della scheda stessa selezionando Modifica.

In entrambi casi (creazione o modifica), ti viene presentata la schermata qui sotto.

I primi dati da inserire relativi al tuo appuntamento, sono quelli che trovi nell'omonimo paragrafo, ovvero:

Appuntamento.

• data (campo obbligatorio): con possibilità di inserimento libero o con scelta da calendario cliccando sull'icona "calendario"
• Ora (campo obbligatorio): scelta dell'ora di inizio e dell'ora di fine.
• Agenti: la selezione di uno o più appuntamenti
• Dettagli: la tipologia dell'appuntamento (campo obbligatorio).
• Visione annuncio.
• Visione annuncio web - per gli appuntamenti fissati dalla clientela attraverso il sito Internet dell'agenzia.
• Acquisizione
• Banca / Mutuo
• Cartello
• Collaborazione
• Contratto
• Corso / Formazione
• Foto
• Malattia
• Notaio
• Perizia
• Permesso
• Proposta
• Riunione
• Telefonare
• Trattativa
• Vacanza
• Valutazione
• Altro
• Dettagli: privato / pubblico - specifica se far vedere o meno i dettagli dell'appuntamento nell'agenda degli altri utenti della licenza. In caso di scelta di "privato", gli utenti vedranno l'appuntamento ma non i dettagli dello stesso.
• Stato (campo obbligatorio):
• "Sospeso" (arancione),  in attesa di avvisare una delle parti per poi annullare l'appuntamento.
• "Da Confermare" (azzurro), il cliente ha richiesto un appuntamento e bisogna contattare il proprietario dell'immobile per confermarlo.
• "Confermato" (verde), sia il cliente che il proprietario hanno confermato di essere disponibili ad eseguire l'appuntamento
• "Bidone" (grigio),  dopo aver fissato un appuntamenti il cliente non si è presentato
• "Eliminato" (rosso), dopo aver fissato un appuntamento e sospeso da una delle parti si è avvisata anche la controparte dell'impossibilità di eseguirlo.
• Dettagli: macchina - l'automobile con cui si presenta all'appuntamento il cliente.
• Dettagli: pubblicità - il canale media di riferimento che ha generato l'appuntamento. L'elenco dei media può essere gestito dalla sezione "opzioni" di Miogest.
• Dettagli: riferimento - la data e l'ora dell'eventuale uscita pubblicitaria relativa al media che ha generato l'appuntamento.

Cliente.

Il paragrafo "cliente" ti da la possibilità di abbinare sino a 5 anagrafiche all'appuntamento. Per eseguire l'operazione ti basta cliccare sul bottone , per far aprire il menù a tendina che ti consente di decidere se:

• ricercare un'anagrafica precedentemente inserita in Miogest.
• Inserire una nuova anagrafica relativa ad una persona fisica
• Inserire una nuova anagrafica relativa ad una persona giuridica

Le nuove anagrafiche inserite ed abbinate all'appuntamento, automaticamente vengono memorizzate nella sezione "clienti".

In base alla configurazione effettuata nel gestionale trovi SI o NO sotto all'indirizzo email e sotto al numero di cellulare del cliente:

• INVIO SMS - SI, abilita il cliente in questione a ricevere la conferma dell'appuntamento tramite sms.
• INVIO EMAIL - SI, abilita il cliente in questione a ricevere la conferma dell'appuntamento tramite email

In questo modo puoi scegliere se inviare la conferma via email o via sms a tutti i clienti associati all'appuntamento oppure solo ad alcuni.

A fianco ad ogni anagrafica trovi due menù contestuali che nello specifico ti consentono di:

• con l'icona "tre righette orizzontali" puoi visualizzare la scheda del cliente, modificare la scheda del cliente, vedere chi ha inserito / modificato la scheda del cliente tra gli utilizzatori della tua licenza Miogest, vedere le correlazioni del cliente come appuntamenti fatti, proprietà, telefonate, ecc…
• l'icona "tre puntini verticali" ti da la possibilità di disabbinare l'anagrafica all'appuntamento. Il disabbinamento non elimina la scheda cliente dall'omonima sezione.

Oggetto.

Il paragrafo "oggetto" ti da la possibilità di abbinare oggetti all'appuntamento. Per eseguire l'operazione ti basta cliccare sul bottone "+ grigio", per far aprire il menù a tendina che ti consente di decidere se:

• abbinare un annuncio (immobile singolo).
• abbinare annunci in stato "sospeso", "venduto / affittato". (tutti).
• abbinare un cantiere.
• abbinare un censimento.

A fianco ad ogni anagrafica trovi due menù contestuali che nello specifico ti consentono di:

• con l'icona "tre righette orizzontali" puoivisualizzare la scheda dell'oggetto, modificare la scheda dell'oggetto.
• l'icona "tre puntini verticali" ti da la possibilità di disabbinare l'annuncio / cantiere / censimento all'appuntamento. Il disabbinamento non elimina la scheda oggetto dall'omonima sezione.

Informazioni generali.

In questo paragrafo puoi specificare:

• il luogo di appuntamento:
• libero - scritto liberamente,
• annuncio / cantiere - precedentemente specificato in fase di inserimento immobile / cantiere,
• ufficio - presso la sede dell'agenzia immobiliare
• luogo / sala - presso un luogo che hai creato nella sezione opzioni come sale riunioni, uffici di cantiere, ecc…
• Annotazioni utili all'esecuzione dell'appuntamento
• Etichette che hai precedentemente inserito nella sezione "opzioni" di Miogest.

Invio conferma appuntamento.

In questo paragrafo, puoi gestire come Miogest deve eseguire le conferme dell'appuntamento. Una premessa: la nostra società include nel costo annuale di utilizzo del nostro gestionale, un pacchetto di 10.000 crediti per l'invio di email. E' possibile acquistare nuovi crediti o pacchetti sms all'indirizzo https://www.miogest.com/smsemail.aspx

Per la conferma via sms le funzionalità sono:

• attivare si / no l'invio, ai tuoi clienti in stato "conferma" / "da confermare" in agenda.
• Specificare il testo del messaggio con possibilità di inserire tag di sostituzione che consentono di aggiungere in automatico parole come: cognome, nome, data, ecc…
• Il numero di cellulare al quale viene notificata la conferma. Se precedentemente inserito nell'anagrafica, questo viene inserito automaticamente.
• La data e l'ora di quando vuoi far spedire l'sms di notifica, scelta tra:
• Automaticamente la sera prima.
• Automaticamente 1 ora prima.
• Automaticamente 2 ora prima.
• Automaticamente 3 ora prima.
• Personalizzato - con possibilità di data e ora specifica

Le stesse identiche funzionalità sono riservate anche per l'invio di notifiche a mezzo email.

Per la conferma via email le funzionalità sono:

• attivare si / no l'invio nel paragrafo clienti
• Specificare il testo del messaggio con possibilità di inserire tag di sostituzione che consentono di aggiungere in automatico parole come: cognome, nome, data, ecc…
• l'indirizzo email al quale viene notificata la conferma. Se precedentemente inserito nell'anagrafica, questo viene inserito automaticamente.
• la data e l'ora di quando vuoi far spedire l'email di notifica, scelta tra:
• Automaticamente la sera prima.
• Automaticamente 1 ora prima.
• Automaticamente 2 ora prima.
• Automaticamente 3 ora prima.

I clienti e gli agenti associati all'appuntamento riceveranno, se l'hai impostato dall'Admin, anche un'email di avviso al momento del salvataggio dell'appuntamento in agenda o nel momento in cui l'appuntamento viene Confermato / Annullato (testo auto-composto dal gestionale).

Trovi indicazioni su come abilitare questa impostazione all'indirizzo https://miogest.com/guida/admin-mailinglist.html

Il menù contestuale presente in alto alla destra della pagina nella scheda di inserimento / modifica appuntamento, consente di eseguire azioni principali sulla scheda dell'appuntamento, qui sotto il dettaglio:

• salvare in qualsiasi momento l'appuntamento con icona "dischetto"
• stampare con icona "stampante"
• aprire il menù delle visualizzazioni con icona "tre righette orizzontali"
• aprire il menù creazione con icona "tre puntini verticali"
• chiudere la scheda con icona "X rossa"

Nello specifico il menù delle visualizzazioni, ovvero l'icona "tre righette orizzontali", consente di:

• passare alla scheda in modalità visione.
• visionare chi ha eseguito modifiche sulla scheda, tramite Log.
• visionare l'elenco di tutte le ultime modifiche effettuate per ogni campo che compone la scheda, con specificato nome utente, data e ora e indirizzo ip di chi ha effettuato l'ultima modifica e come era precedentemente compilato il campo di riferimento, tramite Storico Campi Valore.

Il menù creazione, ovvero l'icona "tre puntini verticali", consente di:

• creare una nuova annotazione per l'appuntamento.
• creare un promemoria.
• copiare la scheda dell'appuntamento.
• eliminare l'appuntamento.

In tutte le schede di inserimento / modifica / visualizzazione del singolo dato in Miogest, cliccando sull'icona corrispondente alla sezione (in alto alla sinistra della schermata) compare il menù che trovi qui a fianco e che specifica tutti i paragrafi che compongono la scheda.

Un click sul paragrafo di tuo interesse per raggiungere subito lo stesso, così da non dover scorrere manualmente con il mouse la pagina.

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